27 janvier 2021

Le succès de la formation à distance en RDC: Tout est dans la tête

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REMARQUE: Il ne s’agit pas ici d’un autre article sur l’équipement informatique parfait, ni sur le logiciel ou l’application miracle qui promettrait d’amplifier rapidement et rentablement votre impact. Ces quelques lignes portent sur l’étape première et fondamentale qui mène au succès digital: nos propres mentalités. Elles peuvent motiver ou entraver nos efforts, indépendamment de nos machines, nos logiciels ou de notre connectivité.

Lorsque Pierre a été contacté par Shani Turke, de Performance Monitoring for Action (PMA), en avril 2020 pour tenir une formation à distance pour ses enquêtrices basées à Kinshasa et au Kongo Central, afin de mitiger les risques liés à la COVID-19 de leur formation initialement prévue en présentiel, il était pour le moins sceptique. Et pour cause: l’enquêtrice type de PMA en RDC, ou Enquêtrice résidente (ER), a en moyenne une expérience informatique limitée, et maîtrise encore moins les outils basés sur internet. En ce qui concerne Pierre lui-même, l’Investigateur principal de PMA en RDC, il n’avait non seulement jamais conçu ni dirigé de formation à distance auparavant, mais sa propre expérience en tant qu'apprenant à distance, était très limitée.

 En se remémorant cette phase initiale avec Sarah Nehrling, consultante en apprentissage organisationnel qui travaille sur l’apprentissage à distance avec PMA, il se souvient de sa réticence: «Je n’étais pas pour ; je ne voulais pas le faire. Si je n’avais pas moi-même de l’expérience en tant qu’apprenant, comment pouvais-je former d’autres personnes?»

 En RDC, bien que le web soit en rapide expansion, la disponibilité, la connaissance et l’accessibilité à internet demeurent très faibles. Selon le rapport DataReportal de février 2020, seuls 19% de la population s’est connectée à internet en janvier 2020, et seulement 3,5% de la population a été active sur les réseaux sociaux. En 2019, “Google” était la 12ème recherche la plus courante sur le moteur de recherche Google. Et 1GB coûtant 26,2% des revenus totaux d’une personne en DRC,, on comprend pourquoi les congolais ne passent pas plus de temps sur internet.

Et pourtant, Pierre et son équipe ont fini par mener une formation à distance pour leurs enquêtrices qui s’est avérée être un grand succès. Vingt-cinq enquêtrices et cinq superviseurs ont participé à une formation semi-synchrone, en suivant un plan de formation et une plateforme d’apprentissage que Pierre et ses collègues ont codéveloppée et pilotée avec Sarah et Shani. Des instructions étape par étape pour chaque session étaient envoyées via un groupe général WhatsApp, ainsi que des liens vers les vidéos, les fiches d’activités et les quiz de chaque session concernée. Les questions étaient posées et répondues via un autre groupe WhatsApp, et les apprenantes pouvaient se connecter avec leurs groupes de travail pour des questions plus personnalisées et travailler ensemble sur des activités dans un troisième groupe WhatsApp. À la fin de la formation à distance, les résultats du test réglementaire qu’ont passé les enquêtrices étaient aussi bons que pendant les formations en présentielle, et leur collecte de données sur téléphone portable a généré une fois de plus des données de haute qualité et permettant d’être rapidement restituées, ce qui est la mission et la réputation de PMA.

À en croire Pierre, malgré l’accent typiquement mise sur l’infrastructure et le matériel nécessaire, l’accès à la technologie et la connectivité ne sont certainement PAS les premiers obstacles des formations en ligne dans les pays à revenus faibles et intermédiaires en 2020 et 2021. Nos propres mentalités, et particulièrement la peur de l’innovation et d’essayer quelque chose de nouveau, sont les obstacles premiers et fondamentaux à reconnaître et surmonter.

Alors que vous commencez à construire vos projets pour 2021, encore pleins d’incertitudes sur le type d’apprentissage qui sera possible, Pierre a quelques conseils qui pourront vous aider, vous et vos équipes, à adopter une mentalité centrée sur l’apprentissage et ouverte à la technologie, et qui vous permettra de saisir et élever les opportunités d’apprentissage à distance en 2021. 

4 façons de réussir sa formation en ligne en 2021

1.1. Quand le monde évolue, évoluez avec - avec prévenance: Cette année nous a tous fait repenser la collaboration et l’apprentissage à distance, mais la technologie de base qui permet cela existe depuis plus d’une décennie. L’évolution technologique est comme un train qui passe: quand il arrive, soit on monte dedans, soit il nous laisse derrière. 

Bien sûr, adopter aveuglement la technologie peut nous mener tout droit dans le mur. La réticence initiale de Pierre concernant la formation à distance était valable, et nous savions qu’il lui faudrait d’abord tester le système de formation à distance avant même de penser à impliquer d’autres personnes. C’est ainsi que Pierre et son équipe ont entrepris un pré-test, en jouant les rôles des formateurs et des apprenants dans ce nouveau système, conçu autour d’une utilisation structurée de WhatsApp et de Google Drive. Notre réponse a été: 'ok, on va le faire, mais on se réserve la possibilité de faire demi-tour, en fonction de comment le pré-test se passe'." Pendant toute la durée du pré-test, l’équipe était motivée par une curiosité d’apprendre ce nouveau système et d’évaluer sa faisabilité pour leurs apprenantes. 

Ils ont trouvé que les vidéos et les contenus étaient clairs et visibles, et que les options hors ligne pouvaient servir de filet de sauvetage face aux défis inévitables d’une bande-passante faible et d’une connexion internet peu fiable. Et forts d’un pré-test réussi, ils se sont lancés dans les préparations! 

2. Laissez-vous être adaptatifs et réactifs; ces qualités sont nécessaires en ces temps incertains: : C’est MAINTENANT le moment de s’adapter et de réagir, puisque nous ne savons pas quand, voire si les choses reviendront à la normale, et nous ne pouvons simplement pas rester assis les bras croisés. Pierre et son équipe ont pesé le pour et le contre de leurs options immédiates : devaient-ils mettre la santé de tout le monde en danger en maintenant une formation en présentielle? Ou devaient-ils tenter la formation à distance pour transmettre au moins quelques instructions de manière sûre? Ils ont aussi réfléchi aux implications sur le long terme: devaient-ils présumer qu’ils pourraient reprendre les formations présentielles dans un avenir proche? Ou devaient-ils commencer à préparer leurs équipes maintenant pour ce qui pourrait bien devenir une longue période sans formation présentielle?

"Nous nous sommes dit que nous ne pouvions pas vraiment nous déplacer, alors nous devions nous adapter maintenant pour continuer à travailler, pour être utiles dans une situation où les conditions font qu’on ne peut pas bouger." En s’adaptant et réagissant à la situation actuelle, l’équipe a conçu et découvert de nouvelles choses qui continueront à leur servir, bien au-delà de cette pandémie. 

Par exemple, malgré tous leurs efforts, certaines enquêtrices arrivent inévitablement en retard à leurs formations présentielles, en raison d’imprévus chez elles ou, le plus souvent, à cause des embouteillages interminables sur le chemin de la formation. Les sessions d’apprentissage semi-synchrones et à distance ont permis aux femmes de gérer leurs responsabilités ménàgeres, tout en évitant purement et simplement les embouteillages, et en étant toujours à l’heure. L’avantage de ne pas avoir à se déplacer et la flexibilité de la structure semi-synchrone ont permis aux femmes d’apprendre selon leurs propres emplois du temps, en ne ratant aucun contenu, et sans prendre du retard. 

3. Prenez le temps de planifier, car "ne pas réussir à prévoir, c’est prévoir de ne pas réussir": Cet adage est d’autant plus important quand s’agit d’essayer de nouvelles choses et de mettre à profit les nouvelles technologies, ou les technologies dépendant d’internet. Prenez le temps de réfléchir à chacun des obstacles que votre équipe pourrait rencontrer en préparant et dirigeant une formation en ligne. Parlez aux personnes qui ont l’expérience dont vous avez besoin pour obtenir des conseils et du soutien. Grâce à leur expérience récente et fondatrice, Pierre et son équipe, ainsi que leurs enquêtrices, sont aujourd’hui heureux de compter parmi celles et ceux à qui on peut s’adresser pour obtenir des conseils.

 Pour leur formation à distance, il était clair que la capacité d’accéder à la majorité des contenus sans connexion internet était cruciale. En utilisant l’option de synchronisation hors ligne de Google Drive, une nouvelle fonctionnalité pour l’équipe, ils ont pu synchroniser les contenus avec tous les smartphones avant de les distribuer aux enquêtrices. "La connexion internet était une barrière colossale, mais une barrière qu’on pouvant surmonter!" 

Lorsque que Pierre a opté avec son équipe pour le format de formation à distance, il savait que ses enquêtrices n’avaient pas vraiment le choix si elles voulaient continuer à travailler. Bien que certaines enquêtrices étaient déjà actives sur les réseaux sociaux, d’autres n’avaient jamais utilisé WhatsApp, l’application qui allait constituer l’espace central du système de formation à distance, à travers différents groupes désignés pour le partage de contenus, et le travail d’équipe. 

Les enquêtrices avaient besoin d’un pont pour rejoindre ce nouveau système à distance, quelque chose pour les aider à maîtriser globalement ces outils avant qu’elles aient à les utiliser pour apprendre. Pierre avait créé une vidéo expliquant comment la formation allait se dérouler et ce qu’on attendait d’elles, y compris en les rassurant du fait que WhatsApp n’était pas différent du système SMS qu’elles utilisaient déjà, et rappelant que l’équipe de formation serait disponible pour les aider. Il a ensuite créé un groupe WhatsApp dédié à toutes les enquêtrices, invité tout le monde à s’y joindre, et partagé la vidéo sur WhatsApp. Le premier jour de la formation, pour s’assurer que les enquêtrices soient présentes et en mesure d’accéder et de voir les échanges sur WhatsApp, il leur a demandé d’envoyer une photo d’elles-mêmes sur le groupe; l’espace virtuel de ce groupe s’est rapidement rempli de photos des enquêtrices, chez elles, munies de leurs smartphones et de leurs manuels!  

4. Ayez confiance en vos collaborateurs, et soyez généreux et audacieux en proposant des opportunités d’apprentissage: Quand nous apprenons, nous nous enrichissons. Être capable de concevoir et faciliter un événement en présentiel, c’est bien; être capable de concevoir et faciliter un événement à distance, c’est encore mieux.

  Dès que Pierre et son équipe ont été décidés à mener une formation à distance, ils ont appris ce dont ils avaient besoin quand ils en avaient besoin, avec le soutien de contenus de formation pour les formateurs, l’aide des assistants du projet, et des ressources publiques en ligne. Quand ils ont eu besoin de savoir comment envoyer un formulaire Google, ils ont appris à le faire. Quand ils ont eu besoin de savoir comment partager un lien d’invitation à WhatsApp par message SMS groupé, ils ont appris à le faire 

Une fois mises en situation d’apprentissage à distance, les enquêtrices ont également appris à être d’excellentes apprenantes à distance. Elles ont non seulement appris à maîtriser WhatsApp et Google Drive, mais aussi à organiser leurs devoirs en fonction d’autres responsabilités, à contacter d’autres apprenantes et superviseurs à distance pour obtenir de l’aide, et même à enregistrer et partager leurs résumés de ce qu’elles avaient appris pendant la journée. Non sans fierté, les enquêtrices sont parvenues avec brio à tirer profit de cette nouvelle opportunité, et Pierre est heureux d’avoir osé leur lancer ce défi. 

Elles peuvent accomplir de grandes choses ! Mais nous n’avons jamais osé les mettre au défi. Avec une formation à distance, je donne quelque chose de plus aux enquêtrices, quelque chose dont elles n’avaient jamais bénéficié avant. C’est un bonus d’avoir les compétences de participer à une formation à distance, et c’est quelque chose qu’elles n’auraient pas eu autrement." 

" On a naturellement peur de ce qu’on ne connait pas pas", explique Pierre. "Alors, parfois on peut être hostile à l’innovation, tout le monde n’est pas prêt à adopter des approches innovantes. C’est important de les aider à comprendre les avantages et les risques. Et une fois qu’elles les voient, elles peuvent devenir de grands fans. Mais d’abord, il faut oser essayer."

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